Asiakirjajulkisuuskuvaus

Pykälä 28 Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) mukaan tiedonhallintayksikön on julkisuusperiaatteen toteuttamista varten ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä.  Kuvauksen tarkoitus on toteuttaa julkisuuslakia. Kuvaus mainitaan julkisuuslain kuvauksessa.

Julkisuuslain kuvaus on tapa auttaa kansalaisia osoittamaan tiedonsaantipyynnöt oikein. Julkisuuslain mukaan pyyntö saada tieto viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999), 13 §).

Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä. Asiakirjakuvauksen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa viranomainen käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita. Mahdollisuus saada tieto siitä, mitä tietovarantoja viranomaisella on, palvelee hallinnon avoimuutta.

(Lähde: Valtioneuvoston julkaisut 2020:36 sivu 10)

Kruunupyyn kunnan tiedonhallinta ja asiakirjarekisteri

Kruunupyyn kunnan tiedonhallinta ja asiakirjarekisteri on looginen kokonaisuus, joka sisältää metadataa asioista ja tietoja käsiteltävistä asioista (metadata kuvaa asiakirjojen rakennetta, sisältöä sekä mahdollistaa haun ja tunnistamisen). Asiakirjarekisteri on rekisteri käynnistetyistä asioista ja niiden käsittelyvaiheista päätetyillä asiakirjoilla ja siihen liittyvillä asiakirjoilla. Tiedot, jotka kuuluvat asiakirjarekisteriin ovat Kruunupyyn kunnan hallintajärjestelmässä, kunnan muussa it-järjestelmässä ja rekisterissä sekä paperiasiakirjan muodossa.

Tiedonsaanti julkisesta asiakirjasta

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) mukaan jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen. Pyyntö saada Kruunupyyn kunnan asiakirjoja jätetään suoraan vastaavalle viranhaltijalle tai sektorille. Katso Kruunupyyn kunnan tietorekisteri kuvaus lisätietoja sekä vastuuhenkilön tietoja varten.

Riippuen asiakirja- ja tietotyypin mukaan tiedot voidaan luovuttaa joko sähköisesti, puhelimitse, paperimuodossa tai sitten asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä.

Tietopyyntö Kruunupyyn kunnan asiakirjasta tulee yksilöidä tarpeeksi tarkasti, jotta siitä käy ilmi mikä tai mitkä asiakirjat on kyseessä. Mahdollisia hakuperusteita ovat asian nimi, hanke, yritys, organisaatio tai henkilö, asiakirja-/diaarinumero sekä ajankohta.

Jos pyyntö koskee julkista asiakirjaa, pyyntöä ei tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa mihin käyttötarkoitukseen tieto tullaan käyttämään.

Kun pyydettävä tieto on salassapidettävä asiakirja, joka voidaan antaa vain tietyin edellytksin, tulee asiakirjan pyytäjän voida kertoa tiedon käyttötarkoitus ja vahvistaa henkilöllisyytensä. Kunta voi tarvittaessa vaatia lisätietoja.

Aikarajat tietopyynnön käsittelylle

Tiedot julkisista asiakirjoista tulee antaa mahdollisimman pian, viimeistään 2 viikon kuluessa pyynnön saapumisesta. Jos asiakirjan ja asian ratkaisu vaatii erityistoimenpiteitä tai tavallista enemmän työtä, tieto annetaan sovitun mukaisesti.

Kruunupyyn kunnan tietovaranto ja tietojärjestelmä

Tietovarannolla tarkoitetaan tietomateriaalin kokonaisuutta, jota käytetään viranomaisen tehtäviin tai muuhun toimintaan. Kruunupyyn kunnan tietovaranto on kokonaisuus koostuen tietojärjestelmistä sekä loogisesta ja fyysisestä varastoinnista, joka Kruunupyyn tapauksessa voi olla esim. tietokanta tai muu sähköinen tietolähde. Näissä tietovarannoissa ja -järjestelmissä säilytetään niin henkilötietoja, joita GDPR koskee, kuin muuta dataa ja tietoja, joita Kruunupyyn kunta käsittelee viranomaistehtävässään ja -palveluissaan.

Kruunupyyn kunta hallinnoi useita tietovarantoja ja -järjestelmiä, joista keskeisimmät esitetään alla sektoreittain. Esittelyssä käytetään pohjana kunnan (sisäistä) tiedonhallintamallia.

Talous ja yleinen hallinto:

Kunnan hallinto hoitaa tehtäviä, jotka liittyvät asiakirja- ja datakäsittelyyn eri sektoreilla sekä hallintoon ja tukipalveluiden ohjaukseen (esim. ICT-palvelut, henkilöhallinto ja taloushallinto).

Tärkeimpiin asiakirjoihin, joita Talous ja yleinen hallinto tuottavat, kuuluvat muun muassa:

• Pöytäkirjat ja asiakirjat, jotka liittyvät asioiden valmisteluihin ja täytäntöön panoihin hallinnossa (esim. kunnanhallituksen ja valtuuston päätökset)
• Asiakirjat, jotka liittyvät taloushallintoon
• Asiakirjat, jotka liittyvät palkkahallintoon ja henkilöstöhallintoa käsittelevät asiakäsittelyt

Näihin käytetään muun muassa seuraavia tietojärjestelmiä:

• Asiakäsittelyjärjestelmä (Tweb)
• HR-järjestelmä (Abilita PA)
• Väestörekisteri (Abilita)
• Taloushallinnon järjestelmät kirjanpidolle, käyttöomaisuuksille, laskutukselle, pankkiyhteyksille (Unit4, Abilita EK, Ablita AT, Basware)

Tekninen sektori:

Kruunupyyn tekninen sektori hoitaa tehtäviä, jotka liittyvät asioiden käsittelyyn lakisääteisten tehtävien hoidossa.

Teknisen sektorin tuottamiin tärkeimpiin asiakirjoihin kuuluvat muun muassa:

• Pöytäkirjat ja asiakirjat liittyen kaavoitukseen
• Pöytäkirjat ja asiakirjat liittyen lupiin
• Pöytäkirjat ja asiakirjat liittyen rakentamiseen
• Pöytäkirjat ja asiakirjat liittyen maan ja tonttien ostamiseen ja myyntiin
• Pöytäkirjat ja asiakirjat liittyen kiinteistöihin ja alueisiin

Näihin käytetään muun muassa seuraavia tietojärjestelmiä:

• Asiakäsittelyjärjestelmä (Tweb)
• HR-järjestelmä (Abilita PA)
• Taloushallinnon järjestelmä kirjanpidolle, käyttöomaisuuksille, laskutukselle (Unit4, Abilita EK, Abilita AT)
• Väestörekisteri (Abilita)
• CGI Kuntanet
• Mirasys kameravalvonta
• M-files asiakirjakäsittely
• ArcGIS

Sivistyssektori (+ kulttuuri ja vapaa-aika)

Kruunupyyn sivistyssektori hoitaa tehtäviä, jotka liittyvät asioiden käsittelyyn lakisääteisten tehtävien hoidossa.

Sivistyssektorin tuottamiin tärkeimpiin asiakirjoihin kuuluvat muun muassa:

• Pöytäkirjat ja asiakirjat liittyen oppilas- ja opiskelijahallintoon
• Pöytäkirjat ja asiakirjat liittyen varhaiskasvatukseen (maksut ja laskutus)
• Pöytäkirjat ja asiakirjat liittyen kirjaston toimintaan (lainaus, maksut ja tilastot)
• Pöytäkirjat ja asiakirjat liittyen vapaaseen sivistystyöhön (kansalaisopisto)
• Pöytäkirjat ja asiakirjat liittyen tukihakemuksiin (Kulttuuri, urheilu ja vapaa-aika)
• Asiakirjat liittyen tilojen varauksiin (laskutus)

Näihin käytetään muun muassa seuraavia tietojärjestelmiä:

• Asiakäsittelyjärjestelmä (Tweb)
• HR-järjestelmä (Ablita PA)
• Taloushallinnon järjestelmä kirjanpidolle, käyttöomaisuuksille, laskutukselle (Unit4, Abilita EK, Abilita AT)
• Väestörekisteri (Abilita)
• Abilita päivähoito
• Päikky
• Kurre, Primus ja Wilma
• Aura
• Hellevi
• Titania
• E-varaus

Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla

Kruunupyyn kunnan datamateriaali ei ole avoimesti saatavissa teknisen rajapinnan avulla.